ネットで海外輸出ビジネスをはじめる方法 

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ネット輸出で成功する人が増えています。ここではそんな輸出ビジネスのノウハウを公開します。

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コミュニケーションの基本は英文ビジネスメール

輸出ビジネスを運営する上で、メールを用いたやりとりは不可避です。



緊急を要するとき、あるいはデリケートな内容以外では使われない電話と違い、極めて日常的な必要性を有するのがメールです。

メールで必要な言語もいろいろありますが、しかし貿易において最もポピュラーな言語は、やはり「英語」ということになります。

そこで、貿易で必要となる典型的な英文をいくつかご紹介します。

subject(件名)には具体的なキーワードを盛り込む

まずはタイトル、メールを受け取る人が最初に目に入れるのが、「件名」です。

できるだけ具体的なワードを盛り込み、簡潔な内容を心がけます。

たとえば問い合わせに対する返礼であれば、”Thank you for your inquiry about XXX”(XXXについてのお問い合わせありがとうございます)となりますし、見積もりの提示であれば、”Price quotation for XXX”(XXXのお見積り)という形になります。

また、注文者の個人情報を知りたいときには、”Request for personal information:Order of XXX”(XXXのご注文につきまして、個人情報開示のお願い)となります。

請求に関しては、”Inquiry about payment Invoice No.〇〇”(請求番号〇〇のお支払についてのお問い合わせ)、商品発送に関しては、”Shipment information;Order No.△△ XXX”(ご注文番号△△のXXXの発送についてのお知らせ)という具合になります。

ただ、セキュリティソフトによっては、”Hello”とか”Your ・・・”が件名に入っているとスパムと判断してしまうものがありますので、その点は少し注意が必要です。

body(本文)には5W2Hを意識して書く

次に、本文に関して注意すべき点を考えて行きます。日本語メールでは、時候の文言をはじめ、枕をともなったメールが一般的かもしれませんが、英文メールの場合は”Dear 〇〇”ではじまり”Best regards”でしめるのが一般的です。

内容的にも、ビジネスメールということを考えれば、やはりシンプルでわかりやすいということが最優先になります。

凝った表現は必要ありませんので、中学で学んだ5W1HのWhat(何が、何を)、Who(誰が)When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように、どれくらい)、さらに1HのHow much(いくら)を加えた「5W2H」を重視するようにします。

もちろん、無理やりこれらをちりばめる必要はありません。

これらが重要であるということを気に留めながら文章を作成する、というイメージがちょうどいいということです。

特にクレーム応対のときには、これらが非常に重要になりますので、クレームがついたからといってあわてずにこのことを思い出すと、うまく処理できるかもしれません。

また、テーマがいくつかあって長文になってしまうケースでは、テーマ別に区切って複数のメールにするほうが、相手も自分もわかりやすくなるはずです。

引用メールも、必要に応じて意図的に使用するのであれば問題ないですが、無意識に「返信」してしまうと、引用符(>)が多数表示され、文章が読みづらくなります。

signature(署名)の通知で顧客には安心感が!

そして、趣旨が終わったらそれで終わりというわけではないことにも要注意です。

顔が見えない同士のやりとりで重要なのは、「相手に安心感を与える」ことです。

そのためには、文章の最下部に自分の所在を示すべきです。

担当者名はもちろん、会社の所在地、電話・FAX番号、メールアドレス、部署などを記入することを心がけてください。

連絡先が記入してあることで、要件のたびに連絡先を探す必要がないという相手に対するさりげない心遣いにも通じます。

ここでは、ビジネスメールの英文について例を挙げてきましたが、そんなに堅苦しく考える必要はありません。

というのも、ビジネスメールでは定型的な文章が多いからです。

まずはこういった文章に慣れ親しむことからスタートです。


英語圏以外の語学はどうすれば良いのか

前項では、英文について考えてきましたが、とすると当然「英語以外の外国語の場合はどうする?」という疑問が沸き起こることになると思います。

しかし、そういう心配はほとんどありません。

というのも、これはビジネス全般に言えてしまうことですが、中でも貿易ビジネスでは、英語はほぼ「公用語」になっています。

したがって、基本である英語さえそれなりに使うことができれば、よほど込み入った事情がない限り、それほど大きな支障はきたしません。

言葉が必要になるシーン(たとえば受注、入金、発送、クレーム等)をイメージしたとき、どうしてもその言語にこだわらなければならないというシーンはそうは思いつきません。

英語がクリアできているのであれば、人材の配置、ならびに翻訳をはじめとした言語関連に必要なコストと相談して、英語圏以外の言語は「あとまわし」にしてもよいはずです。

ここで参考までに、どうしてビジネス(特に貿易ビジネス)シーンで英語が日常的に使用されるかについてもお話しますと、これはかつての植民地支配時代と現代のIT社会のおこり、さらには発展とも大いに関係しているのです。

中国やNIEs、BRICs諸国の台頭が目覚ましいのは事実ですが、貿易ビジネスの商習慣として英語が公用的に用いられると同時に、IT関連の技術用語の多くが英語で表現されるという背景から、やはり英語を切り離して考えることはどうしてもできないのです。

その意味でも、取引先の国にかかわらず、まずは英語を第一に考えることをおすすめします。

その国の顧客に対応するのだから、その国の母国語を使うべきでは、と考えることもできるかもしれませんが、しかし公用語を使うことによって顧客にとってもメリットとなる上、販売会社にとってもメリットとなるのです。

双方にとってメリットがあるからこそ、取引というものは長く続けられるのです。

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